¿Cómo afectan estos cambios a la integridad de los Sistemas de Gestión? ¿Cómo nos preparamos para enfrentar este nuevo contexto?
Si bien la gestión de riesgos se encuentra presente en todas las normas con estructura de alto nivel, la realidad es que pocos análisis de contexto, matriz de riesgos, FODAS, Comité de Crisis, etc., incluían el análisis una potencial pandemia global, en la actualidad provocada por el COVID-19.
Desde la consultora nos fuimos adaptando, como todas las organizaciones, a esta nueva realidad, siguiendo los pasos de los entes de certificación, los organismos de acreditación tanto nacionales como internacionales y evaluando caso por caso la utilización de las diferentes herramientas informáticas y sus oportunidades.
Actualmente seguimos brindado soporte para todos nuestros servicios, consultoría, capacitaciones y auditorias. Se han desarrollado procedimientos e instructivos para trabajar en forma remota con diferentes herramientas de comunicación como el zoom, teams, webex, Skype, entre otros, y se analiza con las diferentes empresas la posibilidad de realizar actividades presenciales, con los permisos obligatorios y las medidas de precaución necesarias.
Consultoría: Para brindar asistencia técnica se programan los días de trabajo, el horario, la herramienta de comunicación a utilizar, las personas involucradas y la agenda de temas para que el día se eficiente y efectivo.
Auditorias: Si bien las mismas al realizarlas de forma remota modifican la modalidad en un 100%, tratamos que sean lo más similar a las presenciales para que esta situación no obligue a posponerlas y modificar la planificación anual. Además, dentro del análisis de riesgo por la pandemia se debe asegurar la integridad del Sistema de Gestión, y dejar constancia que el mismo es controlado, en esta ocasión por una auditoria remota y la que próxima será desarrollada en forma presencial. Detallamos los aspectos principales para su planificación:
- Definición de la herramienta de comunicación: La consultora cuenta con la licencia de la herramienta zoom, podemos utilizar la misma sin inconveniente, o bien utilizar la que ya estén utilizando actualmente, lo que les quede más cómodo para la organización.
- Envió previo de documentación: Se solicitara cierta documentación previamente, así el auditor entra en conocimiento de los mismos y los tiene analizados al momento de llevar a cabo la auditoria.
- Confección del plan de auditoria: La consultora elaboro un nuevo registro para plan de auditoria remotas, que será adaptado a la organización según horarios y disponibilidades del personal.
- Realización de auditoria: Reunión de apertura estándar, solicitud de documentación, entrevistas con el personal y reunión de cierre.
- Informe: En el informe quedara registro de todos los ítems auditados y los que no se pueden auditar serán incluidos en la próxima auditoria presencial.
Capacitaciones: Las capacitaciones en aula virtual se llevan a cabo como un curso normal en un aula y a una hora fija programada. Sin embargo, es flexible en cuanto a la ubicación y puede participar en línea desde cualquier lugar. Con la ayuda de una herramienta (Pc, Notebook, Tablet), los participantes y docente están conectados en un aula virtual. La idea es desarrollar actividades donde se puedan hacer preguntas al docente o debatir con los demás participantes, de forma similar a una formación clásica en el aula.
Para finalizar, en este contexto tan particular, mencionamos uno de nuestros valores, la ACTITUD, nuestra esencia y la manera de manejarnos en cada uno de nuestros actos, poniendo toda nuestra capacidad para poder superarnos en cada proyecto, sintiendo orgullo con cada objetivo cumplido, como dijo Darwin “No es la más fuerte, ni la mas inteligentes de las especies, la que sobrevive. Es aquella que más se adapta al cambio.”
